ビジネス文書ハック! ビジネス文書で意識すべき5つのTIPS #writinghack

ビジネス文書で意識すべきTIPSを上司の話からメモメモ。
  • ストーリーの一貫性を保つ
    • メッセージを伝えるために、何を、どの順番で話すべきかを意識する
    • 例えば計画書なら、目的(なにを目指すか?)→目標(目的を評価可能な指標に落とし込む)→制約(計画を実行する上での制約)→基本的考 え方(制約を踏まえて、どのようにして目標を達成するか? その方法論, アプローチ)……etc. という展開になるはず
    • 「何を」, 「どの順番」で、というのはフレームワークとして再利用できる
  • 全体像からフォーカスを絞り込む
    • 全体の中の「ここ」の話ですよ、という展開にしないと、読み手は迷子になってしまう
  • ダイエットさせる
    • 経験的に初稿の100%のうち、20%には「意味をなさない文言」が含まれている
    • 例えば「○○である、ということはない」ならば「○○でない」に直す
    • 他にも重複する表現などは削り取れる
    • 情報を絞り込むことでメッセージを鮮明にする。
    • 表現を平明単純にすることで、バグが紛れ込むのをふせぐ (Keep It Simple, Stupid!)
  • 「名詞」を大事にする
    • ふさわしい「名詞」を使う
    • 「名詞」は文書の中で一貫させる (同じものを指すのに、異なる名詞を使わない)
    • 「代名詞」は、それが指す「名詞」を曖昧にさせないように使う
  • メッセージにふさわしい表現をする
    • 例えば「○○システムは業務の80%ができる。20%はできない」というときに:
      • 「20%の業務ができません」と言えば否定的なメッセージを相手に伝える
      • 「80%の業務ができます。残る20%への対策は……」と言えば肯定的なメッセージを相手に伝える
    • 基本的に肯定的な表現を心がけること (多分、ビジネス文書に限らない, よくこれで怒られるし)

だいたい心がけているけれど、だからといって実践しきれてるわけでないので。

今の上司は、こういうタメになる話を割りと頻繁にしてくれるんだよね。

多分、常に「構造的に考えて、表現する」ってのを自分に課して仕事してるからなんだろうな。だから、ちょっと機会があるときに、ぽんと整理して話が できるんだ。